RESMİ YAZI VE EBYS UYGULAMA ESASLARI  İÇİN TIKLAYINIZ.

 

 

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) UYGULAMA ESASLARI

1. EBYS'ye geçilmesiyle birlikte, Doküman Yönetim Sistemi'nde (DYS) evrak oluşturma,

onaylama ve sayı alma işlemleri (üst yazı, olur vb.) yapılamayacaktır. Bu nedenle, yönetici,

öğretmen ve diğer personelin DYS aktif iş listesinde bulunan tüm evrakları (büro kayıt, akış

bitirme, okudum vb.) 04.07.2024 tarihine kadar tamamlaması gerekmektedir.

2. DYS'de belge niteliğine kavuşmuş evrakların EBYS'ye taşınma çalışmaları devam

etmektedir. Taşıma işlemi tamamlandıktan sonra DYS'deki belgelere EBYS üzerinden

erişilebilecektir. DYS'de oluşturulmuş eski evraklara DYS üzerinden sadece okuma

modunda erişim sağlanabilecektir.

3. EBYS kurulum, kullanım ve yardım kılavuzları ile eğitim videolarına

https://ebysportal.meb.gov.tr adresinden ulaşılabilecektir.

4. EBYS'ye MEBBİS ortak ekranında (https://mebbis.meb.gov.tr) bulunan EBYS simgesi ile

giriş yapılacaktır.

5. EBYS'de tarama servislerinin çalışması ve hızlı e-imza atılabilmesi için e-imza servisinin

kurulması gerekmektedir. Güncel e-imza servisi kurulum dosyasına

https://ebysportal.meb.gov.tr adresinden ulaşılabilecektir.

6. EBYS'de mevcut e-imzalar kullanılmaya devam edilecek olup amir (son imzacı) ya da amir

olarak vekalet alacak EBYS kullanıcılarına mevcut e-imzalarının süresi dolması durumunda

yeni e-imza temin edilecektir. Amir ya da amir vekaleti alacaklar dışındaki EBYS

kullanıcılarına yeni e-imza başvurusu yapılmayacak, süresi bitenler yenilenmeyecek ve

başvuru yapanların talepleri onaylanmayacaktır.

7. Kurum içinde gerçekleşecek vekaletin amir tarafından yapılması esas olup ayrıca EBYS

yöneticileri tarafından da bu işlem yapılabilecektir.

8. Dijital dönüşüm ve tasarruf tedbirleri kapsamında, posta birimleri dışında çıktı

alınmayacaktır.

9. Oluşturulan belgelere konu kodları ve kaldırılacak klasörler eklenirken Standart Dosya

Planı'na göre doğru ve uygun olanların seçilmesine özen gösterilecektir.

10. Birimlerimize fiziksel ortamda gelen belgelerin tarama ve kayıt işleminden sonra birim

arşivinde Standart Dosya Planı esas alınarak arşivlenecektir.

11. EBYS'ye kayıt esnasında mümkün olduğunca belge ve ekinin taranarak sisteme alınması

esastır. Taranamayacak belgeler ya da nesneler için "Not Ekle" kısmına not yazılacaktır. Söz

konusu taranamayan belge ve nesneler de asıl belge ile birlikte arşivlenecektir.

12. Taranarak sisteme kaydedilmiş fiziksel bir belgenin veya ekinin aslına ihtiyaç duyulması

halinde birim arşivine müracaat edilecek olup "Arşivden Belge İsteme Formu" düzenlenerek

teslim alınacak ve işlem bittiğinde arşive iade edilecektir.

13. Belge oluştururken "Bilgileri", "Editör", "Ekleri", "İlgileri", "İlişkili Evraklar" ve "Evrak

Notları" kısmının doğru olarak girilmesi ve işlem yapılması gerekmektedir.

14. Belge oluştururken bilgi veya gereği seçilirken birim hiyerarşisine göre işlem yapılacak olup

silsile atlanmayacaktır.

15. Belge oluştururken onay akışı düzenleme işlemi, birim hiyerarşisi göz önünde

bulundurularak onay sırası aşağıdan yukarıya doğru seçilecektir.

16. EBYS'de "Çok Gizli", "Gizli" vb. belgeler oluşturulmayacak, bu tür evraklar için

EBYS'den sadece sayı alınacaktır.

17. Gerçek kişi ve tüzel kişi oluşturulurken önce kayıt olup olmadığı kontrol edilmeli, yoksa

eklenmelidir. Mükerrer kayıt yapılmamalıdır.

18. EBYS'de kullanıcıların profil kısmından iletişim bilgilerini girmeleri gerekmektedir.

19. Evrak havale yetkisi olan personelin, evrak ve eklerini dikkatle inceleyerek dağıtım yapması,

ilgisi olmayan birim ya da personele evrak dağıtımı yapmaması gerekmektedir.

 

 

Bu düzenlemeler, EBYS kullanımının etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamayı

amaçlamaktadır.